Cambiar de administrador de fincas suena más complicado de lo que es en realidad. Muchas comunidades siguen con el mismo despacho durante años solo porque creen que hace falta el visto bueno de todos los vecinos, o que el proceso es largo y conflictivo. Ninguna de las dos cosas es cierta si se hace bien.
No hace falta unanimidad
Esto es lo primero que hay que saber, porque es el error más extendido: para cambiar de administrador basta con una mayoría simple de los propietarios y cuotas presentes en la junta, no hace falta que todos estén de acuerdo. Según la Ley de Propiedad Horizontal, es la propia junta la que nombra y cesa al administrador cuando lo considera oportuno.
Antes de nada: revisa el contrato actual
Antes de mover ficha, echa un vistazo al contrato que firmasteis con el administrador actual. Ahí suele venir el plazo de preaviso y si existe alguna penalización por cese anticipado. No es que necesites un motivo especial para cambiar, pero conocer estas condiciones te evita sorpresas de última hora.
Los pasos, uno a uno
- Reunid el respaldo necesario entre los vecinos antes de la junta, así llegaréis con el terreno preparado.
- Convocad una junta extraordinaria con el cambio de administrador como punto claro del orden del día. Es imprescindible que figure explícitamente, no vale colarlo en el apartado de ruegos y preguntas.
- Votadlo en la junta. Con la mayoría simple de propietarios y cuotas presentes es suficiente para aprobarlo.
- Dejadlo reflejado en el acta de la reunión, con la fecha exacta del cese.
- Notificad el cese al administrador saliente de forma fehaciente. El burofax con acuse de recibo sigue siendo la opción más segura.
- Reclamad el traspaso completo de la documentación: libro de actas, contabilidad, contratos vigentes con proveedores y cualquier expediente abierto.
- Formalizad el contrato con el nuevo administrador, dejando claros desde el principio los servicios incluidos y los honorarios.
Una novedad de este año que conviene saber
Desde la última reforma de la Ley de Propiedad Horizontal, la convocatoria de la junta extraordinaria para el cese ya se puede enviar por correo electrónico con plena validez legal, además de por los medios de siempre. Esto agiliza bastante el proceso cuando hay vecinos difíciles de localizar.
Qué pasa si el administrador saliente no entrega la documentación
El administrador tiene obligación legal y profesional de hacer una entrega ordenada: las credenciales de la cuenta bancaria de la comunidad (lo más urgente), el censo de propietarios, el libro del edificio con su historial técnico, licencias y garantías, los contratos vigentes con proveedores, y las copias de las actas y acuerdos históricos. Si se resiste a entregarlo, el acta de la junta donde se aprobó el cese y el burofax de notificación sirven como respaldo legal de que el nuevo administrador actúa con legitimidad —y, si hace falta, dan pie a reclamarlo por la vía judicial.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar de administrador en cualquier momento, o solo al final del año?
En cualquier momento. El cargo se nombra por un año salvo que los estatutos digan otra cosa, pero la junta puede cesarlo antes de que acabe el mandato, convocando una junta extraordinaria para ello. No hace falta esperar a que termine el contrato ni justificar un motivo especial.
¿Hace falta dar explicaciones al administrador saliente sobre por qué se le cesa?
No. La junta no tiene que justificar el cese; basta con que el acuerdo se adopte con la mayoría necesaria y conste en el acta.
¿Qué pasa con los trámites que el administrador anterior tenía a medio gestionar?
Deberían figurar en el traspaso de documentación como expedientes abiertos. Es importante pedir explícitamente un listado de gestiones pendientes en el momento del cese, para que nada se quede a medias entre un administrador y otro.
Si te ha servido esta guía, quizá también te interese ver qué son las derramas extraordinarias y cómo se aprueban y qué puede hacer el presidente ante la morosidad en la comunidad. Si prefieres que lo gestionemos nosotros, consulta nuestro servicio de el cambio de administrador de fincas en Getafe.
Si prefieres no llevarlo tú solo
En Sofer Gestión nos encargamos de todo el proceso de cambio por vosotros: desde la convocatoria de la junta hasta reclamar la documentación al administrador anterior, para que la comunidad no tenga que lidiar con ningún papeleo. Si estáis en Getafe o alrededores y queréis un administrador de fincas más cercano, escribidnos sin compromiso.
Escrito por el equipo de Sofer Gestión, gestoría en Getafe.
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